Facebook ra mắt Workplace – Nền tảng hỗ trợ làm việc nhóm cực đỉnh- bạn đã biết dùng chưa?

Mới đây, cùng với việc cán mốc 2 tỷ người dùng, CEO của Facebook đã tuyên bố thông điệp và sứ mệnh mới của mạng xã hội lớn nhất hành tinh là: “Trao quyền để con người xây dựng cộng đồng và đem thế giới lại gần nhau hơn”. Khẩu hiệu nghe đã thấy có cảm hứng rồi, nhưng thực hiện thì thế nào?

Mấy ngày gần đây, Facebook dường như đã thay đổi thuật toán và các nội dung hiển thị được ưu tiên trên feed, thông báo, cảm nhận chung là tốt hơn. Có vẻ như thứ tôi muốn giới thiệu dưới đây – Workplace – có một phần nằm trong sự thay đổi đó.

Workplace by Facebook

(ảnh: techsignin.com)

Workplace không chỉ là công cụ để nói về công việc, nó được tạo ra để hoàn thành công việc. Có nhiều cách để bắt đầu với Workplace:

– Tạo một nhóm cho Đội của bạn
– Chia sẻ ghi chú cuộc họp và nhắc đến người thực hiện
– Đăng tải những slide giới thiệu và ghi nhận đóng góp từ các thành viên
– Thảo luận trực tiếp với người quản lý, giữa các thành viên và với cấp dưới
– Tổ chức các event đặc biệt và quản lý mốc thành tích
– Tạo event, hoạt động, giao lưu ngoại khóa và mời mọi người tham gia.

Để cho dễ hiểu, ta có thể hình dung Workplace là một dạng Facebook dùng để cho công việc, định danh người dùng bằng email công ty (Vd: giangdt@abc.com.vn ), ở đó, mỗi thành viên được cấp  một trang cá nhân, một bảng tin để cập nhật và có khả năng tham gia các nhóm kín/ mở cũng như giao tiếp trực tuyến khác. Điều ấy có nghĩa là Facebook đã trao quyền tổ chức đội, nhóm theo một cách có tổ chức, có giới hạn, có bảo vệ với người ngoài cho các công ty. Bạn hay bất cứ thành viên nào của đội được tự do mời thành viên công ty mình tham gia (miễn là người đó đã được cấp một email công ty) nhưng những gì bạn làm việc vẫn được bảo đảm, giữ bí mật cá nhân, bí mật công việc với quyền các truy cập, quyền thông tin. Thật tuyệt vời phải không?

Còn về nền tảng cơ sở, tất nhiên là dựa vào sức mạnh đã được kiểm chứng của Facebook rồi, bao nhiêu mà chả cân hết !

Workplace hoạt động thế nào?

Giống với cách tiếp cận của facebook, giao diện cũng như cách tổ chức bảng tin của Workplace tạo cho người dùng cảm giác nhanh và ngay, nóng và sốt. Tất cả các tin bài mới nhất liên quan đến tài khoản người dùng đều được liệt kê theo dạng feed trực tiếp. Điều đó có nghĩa là Workplace sẽ thu thập thông tin hoạt động các thành viên trong đội / công ty của bạn, tổng hợp thành bảng tin và là gửi thông báo ngay khi “có biến”.

Mọi người có phân cấp sử dụng ngang nhau, trên đó, bạn có thể chia sẻ một vài điều trên trang cá nhân, tham gia các Topic thảo luận, nhóm làm việc tập trung, nhóm dự án, tham gia hay tổ chức sự kiện công ty, cập nhật thông tin lịch biểu với tính năng lập lịch, lập ra các cuộc thăm dò, lấy ý kiến… Và kết nối với nhau y như một mạng xã hội con vậy (Facebook có 2 tỷ người, còn Workplace các công ty vừa và nhỏ chắc có khoảng 10 – 100 người dùng nhỉ )

Để lại Bình luận của bạn ngay trong topic công việc

Workplace cho phép bạn tạo tài khoản Workplace tách biệt với tài khoản Facebook cá nhân. Với tài khoản Workplace, bạn có thể sử dụng các công cụ của Facebook để tương tác với đồng nghiệp; là công cụ giúp các đồng nghiệp liên lạc và cộng tác trong một môi trường chuyên nghiệp.

Có 5 loại nhóm dành cho 5 mục đích khác nhau:

• Đội & Dự án: Dành cho các team, các dự án cụ thể;
• Cuộc thảo luận mở: Dùng cho mục đích thảo luận, trò chuyên chủ đề …
• Thông báo: Dùng cho mục đích hành chính, thông tin tổ chức
• Xã hội và loại khác: Dùng cho mục đích khác như ngoại khóa, giao lưu, …
• Đa công ty: Dùng khi thành viên trong nhóm có thể là người ngoài công ty (đuôi email khác)

• Nhóm công khai: Mọi người trong Wordplace công ty đều xem được nội dung + Nhìn thấy bên cột trái
• Nhóm kín: Bất kỳ ai trong Workplace công ty cũng có thể tìm được nhóm và xem thành viên của nhóm nhưng chỉ thành viên mới có thể xem bài viết.
• Nhóm bí mật: Hoàn toàn bí mật với mọi người ngoài các thành viên.

Làm thế nào để bắt đầu?

• Đăng nhập bằng địa chỉ http://work.facebook.com để tạo tài khoản doanh nghiệp của bạn
• Thêm thành viên và tạo nhóm
• Cùng tận hưởng không gian Facebook thu nhỏ trong phạm vi đơn vị của bạn.

Lưu ý:

• Bạn cần có tài khoản email doanh nghiệp để kích hoạt – Workplace sẽ gửi yêu cầu xác nhận đến địa chỉ đó. Gmail không được đâu 🙂 Ở phiên bản chuẩn, doanh nghiệp của bạn được nhận diện bởi tên miền và Workplace sẽ lấy tên miền làm Tên công ty bạn – không đổi được, bạn cần nâng cấp gói Premium để thực hiện thay đổi này (không cần thiết)
• Tài khoản Facebook và tài khoản Workplace là hai loại khác nhau. Để vào facebook thì bạn gõ Facebook.com còn Workplace là work.facebook.com.

• Bạn có thể từng đồng nghiệp hoặc mời nhiều đồng nghiệp bằng cách nhập nhiều địa chỉ email, tùy nhu cầu và mức độ cộng đồng doanh nghiệp. Nên nhớ là Workplace phân biệt công ty bằng tên miền email nhé  ( @nunanunong.com.vn chẳng hạn)

• Workplace xây dựng trên cơ sở 3 chức năng chính là New Feed, Group và Chat, trong đó, Group là tính năng quan trọng nhất đảm bảo hoạt động công việc.

Bạn có thể tham khảo một số video bên dưới đây để rõ hơn:

Introduction – Mô tả ý tưởng

Giới thiệu tính năng:

Video hướng dẫn chi tiết:

Và để bắt đầu? Nhấn http://work.facebook.com và làm theo hướng dẫn 🙂

Đánh giá, nhận xét

Một số đánh giá, nhận xét, so sánh Workplace với một số nền tảng khác:

– Asana: Workplace chưa hỗ trợ Task, nó dựa vào không gian Nhóm để giao việc, thảo luận (một cách thức khác) và vượt trội hơn asana ở khả năng giao tiếp, truyền thông, cộng đồng.

– So với Slack, có vẻ Workplace đã tích hợp tính năng chat, nhóm dự án, nhóm công việc của Slack vào nền tảng của mình. Tất nhiên, khi so với Workplace thì Slack có vẻ đuối hơn về tổng thể, nhất là khoản xây dựng cộng đồng dạng hội nhóm. Slack thiên về chat hơn.

– Có một đặc điểm nữa rất đáng nhắc đến có tính chất lợi thế của Workplace đó chính là việc hỗ trợ tốt trên nhiều thiết bị. Workplace có bản desktop, mobile và còn có cả app chat y như Facebook và Messenger nữa. Việc này giúp nhóm người dùng có thể dễ dàng với nhau chỉ bằng internet.

– Một điểm cộng nữa, đó là các ứng dụng mobile của Workplace rất dễ dùng, có nhiều điểm tương đồng với Facebook. Ai đã dùng facebook thì sẽ chả thấy khó gì với nó, nhất là:

– Workplace có hỗ trợ tiếng Việt và không có quảng cáo 🙂

– Tính năng nhóm (Group) của Workplace có hỗ trợ việc giao lưu, cộng tác với các tài khoản khác công ty (dùng khi bạn tham gia các dự án với đối tác chẳng hạn), người dùng có thể toàn quyền tạo ra các nhóm của mình hoặc xin gia nhập các nhóm có sẵn tùy nhu cầu.

– Workplace là miễn phí (gói Standard) và bảo mật theo Tiêu chuẩn cộng đồng y như Facebook, hệ thống bảo mật thông tin và bảo vệ tương đương Facebook.

– Workplace phù hợp cho nhóm, công ty vừa và nhỏ trong làm việc. Ở mức độ các công ty lớn, Workplace phù hợp nhất với vai trò truyền thông nội bộ.

>> Nếu bạn đang lăn tăn chưa quyết định nên xây dựng không gian văn phòng của mình thế nào thì hãy bắt đầu ngay đi, tất cả là miễn phí đấy!! (trừ các mục tính tiền nhé :v )

Đây là cách của tôi:

• Bước 1: Tạo tài khoản, thêm thành viên
• Bước 2: Tạo các nhóm chung bao gồm: Thông báo, General, Nhóm hướng dẫn đồng nghiệp mới
• Bước 3: Tạo các nhóm kín cấp 1 (Thành viên có thể tìm thấy nhưng chỉ thành viên nhóm mới được xem và cập nhật nội dung) dành cho các phòng
• Bước 4: Tạo các nhóm kín cấp 2 (chỉ thành viên mới có thể thấy, xem, cập nhật) dành cho các dự án
• Bước 5: Viết bài hướng dẫn chung, mô tả các nhóm
• Bước 6 (6 cho có lộc): Bắt đầu hô hào  và hướng dẫn mọi người sử dụng thôi ! Thỉnh thoảng nhớ tạo event cho xôm nhé : ))

Một số hình ảnh:

Tải ứng dụng:

Workplace app: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.facebook.work

Workplace chat: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.facebook.workchat

Trang chủ: https://www.facebook.com/workplace

Workplace Youtube: https://www.youtube.com/channel/UC4VGW4v0bem7y7X31AmU6Fw

Bài viết liên quan: https://quantrimang.com/facebook-workplace-la-gi-khi-nao-co-the-su-dung-facebook-workplace-126703

*************

“Change the Way You Work”, đó là khẩu hiệu của Workplace. Có lẽ đây sẽ là một cách tiếp cận thú vị hơn cho công việc của bạn.

Bài viết này dựa trên trên nền Workplace Standard, với Workplace Premium, bạn sẽ có nhiều quyền hơn trong đó nổi bật nhất là khả năng tạo ra các quy định (rule cơ sở). Chúc các bạn xây dựng thành công không gian giao tiếp – truyền thông nội bộ – cộng tác nhóm với Workplace nhé!

GiangDT – 6/2017

P/s – Bạn nào cần tham khảo khung quy tắc sử dụng Workplace của GiangDT đang dùng thì đây nhé:

Quy tắc về tạo bài viết, comment và chat:

• Tạo bài viết: Dùng khi có Task, nội dung tiêu điểm. Khi tạo bài, người tạo TAG trực tiếp người có liên quan để cập nhật, hướng dẫn cụ thể cho những người liên quan để lại comment bên dưới những gì, ra sao (nếu cần),…
• Comment: Dùng để phản hồi, đóng góp nội dung cho bài viết chủ đề, trả lời yêu cầu, …
• Chat: Dùng cho các nội dung trao đổi nhanh, nhiều, trực tiếp hơn và không có yêu cầu cao về tính chất lưu trữ, chứng thực.
• Các nội dung quan trọng, cần lưu giữ thì dùng tính năng :LƯU TRỮ – Các nội dung này sẽ lưu riêng cho từng cá nhân, không ai xem được của người khác
• Sử dụng tính năng Chia sẻ để nhắc nhở mọi người khi cần

Thks U all 🙂