Home Chủ đề quan tâm Góc nghề nghiệp Hướng dẫn làm thầu – sơ bộ về một bộ hồ sơ dự thầu (xây lắp)

Hướng dẫn làm thầu – sơ bộ về một bộ hồ sơ dự thầu (xây lắp)

0

Làm thầu là một công việc mà khi  mới tiếp xúc sẽ tương đối gây “hoang mang” vì có dính líu đến các điều khoản và mô tả hồ sơ, tuy nhiên, sẽ dễ dàng hơn nếu chúng ta có một cách tiếp cận có bài bản, tuân theo một kết cấu hợp lý. Hay nói cách khác, đó là hiểu rõ về nó. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho các bạn đang được giao soạn lập một bộ hồ sơ dự thầu  cách hiểu và cách thức thực hiện nó.

Về bản chất, HSDT là để phục vụ cho nhà thầu tham dự một cuộc đấu thầu – một phần quan trọng trong công tác đấu thầu và:  HOÀN TOÀN do nhà thầu thực hiện.

Chúng ta hiểu yêu cầu cơ bản của việc này là: Phải “nuột” thì mới được trôi. Tức là hồ sơ có đẹp, có đúng yêu cầu  và hợp lý thì mới được đánh giá cao, mới giành được hợp đồng.

Tổng quan về công tác đấu thầu

Đấu thầu là việc một bên có nhu cầu, tổ chức phát tán thông tin về NHU CẦU và YÊU CẦU của mình một cách công khai đến một số lượng hữu hạn hoặc không giới hạn các bên có khả năng đáp ứng.

Việc lựa chọn sẽ diễn ra sau một hạn định “nộp bài”, cơ chế chọn thường là chấm điểm với các tiêu chí công khai, ghi rõ trong bộ hồ sơ mời thầu – đa phần coi trọng giá.

Về văn bản, nội dung đấu thầu được thể hiện bởi Hồ sơ mời thầu (bên mở thầu phát hành, bên dự thầu mua/ đc phát) và Hồ sơ dự thầu (do bên dự thầu nộp – trước hạn định)

Đấu thầu – được nói đến ở bài viết này thuộc phương thức đấu thầu 1 giai đoạn 2 hồ sơ – thường được tổ chức để triển khai các dự án có quy mô lớn, giá trị to vì tính quan trọng, phức tạp của nó và tính chất cần quan tâm của chi phí, giá thành, năng lực, kinh nghiệm, công nghệ, kỹ thuật… Nôm na đó là bánh ngon, cần phải “giành”, ai tốt nhất thì sẽ được chọn.

Vì vậy, yêu cầu đặt ra là phải tuân thủ triệt để nội dung hồ sơ mời thầu và làm mọi cách để “thỏa mãn” nó với một mức giá hấp dẫn. Những thứ đó được thể hiện trong bộ Hồ sơ dự thầu. Đó là lý do chúng ta cần hiểu rõ về Hồ sơ mời thầu trước khi bắt đầu.

Hồ sơ mời thầu

Kết cấu: Có một mẫu chung đã được qui định trong luật, chi tiết hướng dẫn tại

http://vbqppl.mpi.gov.vn/Pages/default.aspx?itemId=0096a850-da03-4d27-8604-984f3b346350&list=documentDetail

Bên mở thầu sẽ căn cứ theo mẫu, thay đổi thông tin và các chi tiết nội dung cho đúng với thực tế.

Theo qui định, Hồ sơ mời thầu gồm các phần chính:

– Thủ tục đấu thầu: Cung cấp thông tin về thủ tục, mô tả gói thầu. Phần quan trọng nhất của nó là:
Bảng dữ liệu đấu thầu: Bạn sẽ tìm thấy các thông tin về Tên bên mời thầu, tên gói thầu, tên dự án, thời gian thực hiện hợp đồng, thời gian đóng thầu, qui định về tính pháp lý, hợp lệ hàng hóa, số tiền trong BẢO ĐẢM dự thầu (bảo lãnh của ngân hàng), thời gian, thời hạn, số bản sao (bản chụp) và các qui định cụ thể khác.

Đây là phần quan trọng về số liệu, hãy cẩn thận.

Tiêu chuẩn đánh giá Hồ sơ dự thầu: là mô tả mềm về việc làm thế nào để được điểm cao. Bao gồm các mô tả quan trọng nhất về năng lực tài chính pục vụ gói thầu (bạn cũng tìm thấy số liệu về giá trị cam kết tài trợ tín dụng ở đây), năng lực kinh nghiệm, năng lực nhân sự, hàng hóa; Biện pháp triển khai…

Đây là phần “ngốn giấy”, vì bạn sẽ phải chứng minh khá là nhiều thứ mình bày ra.

– Biểu mẫu dự thầu: Phần này là phần cơ bản, được luật qui định chung, cho nên chỉ cần kiểm tra và làm theo (copy, thay số) sao cho chuẩn là ok. Phần biểu mẫu này cùng phần chỉ nhà thầu ở đầu hồ sơ có tính chất luật định.

– Yêu cầu về xây lắp và phạm vi cung cấp: Mô tả về dự án và các hạng mục, công việc cần thực hiện. Phần này sẽ nói một cách chung, nó được bổ sung thông tin nhờ bảng Phụ lục tiên lượng. (cung cấp thông tin về khối lượng). Ngoài ra, phần này còn có các thông tin cho bộ phận kỹ thuật xây dựng phương án.

Điều kiện hợp đồng : Bạn chỉ cần quan tâm đến 2 nhóm từ viết tắt: ĐKC và ĐKCT (điều kiện chung và điều kiện chi tiết) Các nội dung của chúng sẽ cho biết thông tin cần thiết để hiểu về hợp đồng, các nghĩa vụ phải đảm bảo hay các đầu mối triển khai. Đây là phần liên quan đến nửa thứ hai của hồ sơ dự thầu: Hồ sơ đề xuất về tài chính (HSĐXTC)
Phần này cũng bao gồm các thông tin về giá trị bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

OK, giờ là phần hướng dẫn cho trường hợp đấu thầu phổ biến nhất: 1 giai đoạn, 2 túi hồ sơ (tôi sẽ cập nhật bài viết cho TH khác ở bài sau) . Về cơ bản, bộ hồ sơ dự thầu gồm 2 túi hồ sơ: Hồ sơ đề xuất về kỹ thuật (HSĐXKT) và Hồ sơ đề xuất về tài chính (HSĐXTC) . Hai túi này tương ứng với hai giai đoạn của quá trình duyệt thầu, trong đó, chỉ các hồ sơ đạt các yêu cầu về kỹ thuật với được qua vòng xem xét đề xuất tài chính.

HSĐXKT

Hồ sơ đề xuất về kỹ thuật

Bạn có thể tham khảo mục lục các giấy tờ như hình dưới

huong-dan-lam-thau-1

Dưới đây là một số lưu ý:

– Phần I: Hồ sơ pháp lý

+ Đơn dự thầu: Làm theo mẫu có sẵn, khai thông tin và trình đại diện nhà thầu ký. Cần chuẩn bị văn bản chứng thực vai trò của người ký. Các thông tin về tên bên mời thầu, tên dự án, thời gian thực hiện gói thầu được cung cấp trong bảng dữ liệu đấu thầu. Chú ý thời gian hiệu lực của HSDT và lưu ý là vì chúng ta đang làm thầu 1 giai đoạn 2 túi hồ sơ nên tuyệt đối không nhắc đến giá dự thầu ở đây.

+ Bảo lãnh dự thầu của Ngân hàng. bạn sẽ có các thông tin cần thiết như mức tiền bảo lãnh, thời gian hạn của giấy bảo lãnh (thường ghi cụ thể trong Bảng dữ liệu hoặc bằng thời hạn hiệu lực của HSDT công với 30 ngày)

– Phần II: Giới thiệu năng lực

+ Thông tin về nhà thầu

+ Giới thiệu (công ty, nhà thầu): Như một bản “lăng xê” vậy. Bạn có thể thêm tài liệu giới thiệu công ty do bộ phận kinh doanh cung cấp. Ngoài ra, bạn có thể thêm một số nội dung tăng thiện cảm như thành tích, kết quả, … vào đây, nếu hồ sơ mời thầu có cộng điểm cho các nội dung này thì càng tuyệt.

+ Cam kết, xác nhận của các nhà cung ứng thiết bị, vật tư: Bạn sẽ cần các bản xác nhận hợp lệ do đối tác cung ứng của mình cấp cho. Để thực hiện, bạn cần dựa vào bảng tiên lượng mời thầu để xác định danh sách các nhà cung ứng, có thể liên hệ bộ phận mua hàng để nhận trợ giúp thông tin, sau đó liên hệ để xin xác nhận. Tất nhiên, bạn phải cung cấp thông tin tên dự án, tên nhà thầu để đối tác làm xác nhận. Sau khi thu thập đủ thì thêm vào Cặp hồ sơ sự thầu phần ĐXKT.

+ Phần kinh nghiệm triển khai dự án: Đọc hồ sơ mời thầu

Danh sách dự án: Liệt kê thông tin về các dự án đã thực hiện, đang thực hiện, tương ứng với các hạng mục (xem “phạm vi cung cấp” ) Cần chú ý cung cấp thông tin đầy đủ về Tên, giá trị hợp đồng, thời gian, nội dung thực hiện
Tùy vào yêu cầu của HSMT, hãy cung cấp tài liệu của một HĐ tương tự bao gồm: Bản sao hợp đồng, văn bản chứng thực như thành toán, nghiệm thu, xác nhận từ chủ đầu tư cũ,..

Nếu có tài liệu nào giúp nhà thầu được thêm điểm, hãy thêm vào đây.

Trong phần này, cần đọc kỹ các yêu cầu cụ thể từ HSMT – Tiêu chuẩn đánh giá năng lực để hoàn thiện cho đúng.

+ Năng lực kỹ thuật: Phần này lại chủ yếu bao gồm giấy tờ của các cá nhân. Năng lực kỹ thuật được đại diện bởi máy móc và trình độ, số lượng nhân công, nhân lực tham gia. Các giấy tờ:

Bảng nhân sự chủ chốt : Khai theo mẫu

Cùng với đó là các bảng Lý lịch chuyên môn, Kinh nghiệm chuyên môn, HĐLĐ, Giấy tờ chứng mình khác (QĐ bỏ nhiệm, bản sao sổ BHXH). Phần này cũng có mẫu trình bày chung, hãy tham khảo và thực hiện cho đúng. hãy chú ý đến các yêu cầu năng lực của Chỉ huy trưởng công trình để làm cho đúng.

Tổ chức hoạt động: Cung cấp một bảng vẽ cơ cấu tổ chức hoạt động dự kiến tại công trường, trong đó có mô tả về các chức danh.

Danh sách công nhân: Cái này tùy yêu cầu của HSMT mà chuẩn bị, có thể sẽ phải đính kèm HĐLĐ, bằng/chứng chỉ nghề của công nhân.

Danh sách thiết bị thi công. Nếu là các thiết bị thuê thì cần có chứng minh bằng văn bản từ bên cho thuê.

+ Năng lực tài chính:

Tình hình tài chính những năm gần đây: Thường là 3 năm và cũng có mẫu để khai. Tùy theo yêu cầu cụ thể từ HSMT mà có bổ sung các bản báo cáo tài chính, giấy tờ liên quan về thuế, …

Doanh thu bình quân năm từ hoạt động xây dưng, sản xuất, kinh doanh (cũng có mẫu để khai)

Năng lực về đảm bảo tài chính: Thường thì một thư “thu xếp tín dụng” của một ngân hàng sẽ được sử dụng. hãy liên hệ với một đơn vị ngân hàng từ cấp PGD để được hỗ trợ nhé. Các thông tin cần chú ý là Thời gian tài trợ ( ít nhất bằng với thời gian thực hiện hợp đồng kể thừ ngày ký HĐ thầu) ; giá trị đảm bảo tín dụng thì lấy trong Hỗ sơ mời thầu – phần yêu cầu năng lực nhé.

– Phần III: Hồ sơ đáp ứng kỹ thuật

Nghe cái tên đã biết là “sặc mùi” chuyên gia rồi. Phần này do bộ phận kỹ thuật nghiệp vụ (thiết kế giải pháp) thực hiện. Bạn là người thu thập, tổng hợp để cập nhật bộ hồ sơ.,

Các bạn chú ý về Phương án tổ chức thi công: Phần này do bộ phận kỹ thuật thực hiện, nhưng có thể mình vẫn phải làm các bảng biểu (thường là sao chép từ cái cũ sang 🙂  ) và làm cho đẹp nhé!

– Phần IV: Các cam kết – Bạn dựa vào các nội dung trong Hướng dẫn nhà thầu – thuộc hồ sơ mời thầu – để làm các nội dung cam kết.

Cam kết về tư cách: Copy từ HSMT, mục tư cách pháp lý. Hãy nhớ là cam kết phải đúng đấy (ko ai biết là sai :v).
Tính hợp lệ của hàng hóa: Copy từ HSMT, mục tài liệu về tình hợp lệ của hàng hóa.

Với các cam kết không có mẫu và liên quan đến bên thứ 3, bạn hãy liên hệ để hoàn thành tốt nhiệm vụ.

– Phần V: Các điều kiện thương mại

Phần này tương ứng với phần điều kiện thương mại trong hồ sơ mời thầu, chỉ khác nhau về ý nghĩa. Trong HSMT, đó có nghĩa là yêu cầu về điều khoản thương mại từ phía đơn vị phát thầu đưa ra. Còn với nhà thầu, đó là cam kết của họ. Trong thực tế thì trước khi tham dự thầu, người chỉ đạo của bên dự thầu đã phải tham khảo và cân nhắc về các điều khoản này. Trong HSDT, nó có ý nghĩa như những cam kết, điều kiện nhà thầu chấp nhận. Nếu có những sai khác hoặc bổ sung về điều khoản hợp đồng, nhà thầu sẽ thêm thông tin tại đây.

Về nội dung, phần các điều kiện thương mại bao gồm: Các qui định về giá thương mại (báo giá gồm những gì?, có thuế, phí , lệ phí hay không, …. ) ; cam kết về xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa, các cam kết thêm nếu có, nội dung về đóng gói, vận chuyển hàng hóa, thời gian giao hàng, thi công: tương ứng với thời gian thực hiện hhợp đồng đã cam kết; chế độ bảo hành,… Nhìn chung, bạn phải bám sát các điều kiện thương mại quy định trong HSMT để làm đẹp lòng bên mời thầu. Tất nhiên, nếu có một phương án khác, bạn sẽ cần thuyết minh nhiều hơn.

– Đóng quyển HSĐXKT: Lưu ý xem bảng dữ liệu trong HSMT để tuân thủ cho đúng các quy định về bản gốc, bản sao…

HSĐXTC

Hồ sơ đề xuất về tài chính

+ Đơn dự thầu (thuộc HSĐXTC): Làm theo mẫu có sẵn, khai giá trị đề xuất tài chính và trình đại diện nhà thầu ký. Cần chuẩn bị văn bản chứng thực vai trò của người ký. Các thông tin về tên bên mời thầu, tên dự án, thời gian thực hiện gói thầu được cung cấp trong bảng dữ liệu đấu thầu. Chú ý thời gian hiệu lực của HSDT.

+ Bảo lãnh thực hiện hợp đồng: Do một ngân hàng (cấp PGD đã được quyền xuất) phát hành. Chú ý giá trị bảo lãnh được qui định trong bảng điều kiện đánh giá năng lực nhà thầu (HSMT). Hạn hiệu lực của bảo lãnh tính từ thời điểm ký hợp đồng kéo dài đến hết thời hạn hoàn thành công việc (hợp đồng)

+ Lập bảng chào giá dự thầu (Bản tổng hợp giá dự thầu – có mẫu để làm theo trong HSMT): Đây là bảng số liệu tổng hợp, xây dựng bằng cách cộng tổng số liệu từ bảng tính chi tiết. Về cơ bản, bao gồm 2 phần là Bảng dự thầu phần Xây lắp và Thiết bị.

Dựa vào bảng tiên lượng trong phụ lục Phạm vi cung cấp dịch vụ để lập bảng tính.

Bảng tính này cần được lưu file trong CD, gói kèm bộ hồ sơ ĐXTC.

Thông thường, bộ phận phụ trách mua/cán bộ kỹ thuật sẽ phải phụ trách phần việc tính toán này. Bạn cần tổng hợp, lấy chữ ký và đóng dấu để cập nhật túi hồ sơ.

Quyển HSĐX về tài chính rất ít nội dung, thường chỉ bằng 1/10 cho đến 1/4 quyển đề xuất kỹ thuật. Phần HSĐXTC quan trọng nhất là xây dựng đơn giá và các quyết định liên quan đến hợp đồng, lợi nhuận, bạn cần tham khảo ý kiến lãnh đạo đơn vị và có lẽ chỉ cần chia sẻ đến đây. Nếu có thêm cập nhật, tôi sẽ thêm vào bài viết trong thời gian tới.

****

Cổng thông tin tài liệu, tư liệu:

+ Bộ kế hoạch đầu tư: http://vbqppl.mpi.gov.vn/Pages/default.aspx

+ Google với từ khóa thông tư hướng dẫn/ luật đấu thầu, hướng dẫn …

+ Thông tư hướng dẫn : Thông tư 03.2015.TT.BKHDT

http://vbqppl.mpi.gov.vn/Pages/default.aspx?itemId=0096a850-da03-4d27-8604-984f3b346350&list=documentDetail  (bản pdf)

Tải bản word tại đây: http://www.moj.gov.vn/vbpq/lists/vn%20bn%20php%20lut/view_detail.aspx?itemid=30325

Luật đấu thầu 43.2013.QH13

Nghị định 63.2014.ND.CP

Một số câu hỏi:

Tại sao các bên tham gia liên danh để dự thầu: Vì nếu đứng một mình, họ không thể tự đảm bảo các yêu cầu dự thầu, đặc biệt là các yêu cầu về qui mô dự án đã tham gia, khối lượng thiết bị hay về nhân công, nhân lực. Việc thành lập liên danh có thể hơi lằng ngoằng về thủ tục, giấy tờ nhưng có tác dụng nâng cao năng lực dự thầu lên rất cao.

Tại sao bạn không nên ghi hạn hiệu lực kiểu chót? Bởi vì việc xác định ngày có thể khác nhau ở cách hiểu và hồ sơ dự thầu của bạn có thể bị loại vì lý do lẵng xẹt: hết hiệu lực xét duyệt có 1 ngày.. Đó là một cái kết không đáng có, hãy dựa vào mốc thời điểm đóng thầu để đặt thời hạn hiệu lực.

Chú ý khi đóng quyển, làm bìa: Ghi đúng tên, ngày, bìa, chú ý thủ tục niêm phong và đặc biệt là đánh số trang.
+ Không mở trước: xem phần thông tin thời điểm đóng thầu.
+ Tên hồ sơ ( HSĐXKT / HSĐXTC )Tên gói thầu, tên dự án, tên bên mời thầu.

Đóng quyển hồ sơ như thế nào: 1 bộ HSDT gồm 2 phần , chia thành 2 gói riêng tương ứng với 2 bước của quá trình duyệt thầu.
+ Gói thứ 1 – HSĐXKT: Đóng gói, niêm phong, dán bìa ghi rõ HSĐXKT theo qui định. Sẽ được bóc ra sau khi đóng thầu (thời điểm bắt đầu xét thầu). Về tính chất, quá trình xét thầu này chỉ xem xét các yếu tố đáp ứng về YÊU CẦU công việc, kết quả của nó là DANH SÁCH các nhà thầu đạt yêu cầu kỹ thuật.
+ Gói thứ 2 – HSĐXTC: Đóng gói, niêm phong, dán bìa ghi rõ HSĐXTC theo qui định. Hồ sơ này được bóc sau khi có kết quả của vòng 1, chỉ các nhà thầu đạt yêu cầu kỹ thuật mới được xem xét chấm điểm đề xuất tài chính.

Tùy vào mỗi cuộc đấu thầu mà có cách chấm điểm cụ thể, thông thường, đó là điểm tổng hợp của ĐXKT và ĐXTC, bên nào được điểm cao nhất sẽ được chọn vào thương thảo hợp đồng. Nếu quá trình thương thảo, ký kết hợp đồng xảy ra vấn đề, bên dự thầu có điểm cao thứ 2 sẽ được chọn.

Nộp thầu thế nào? Bạn cứ đến địa chỉ ghi trong Dữ liệu thầu – DLT, phần địa chỉ bên mở thầu / địa chỉ nộp thầu để “trả bài”. Nhớ mang CMTND, giấy giới thiệu của cơ quan để làm thủ tục và đến trước thời điểm đóng thầu (Quy định trong DLT). Thông thường thì thủ tục mở hồ sơ thầu sẽ diễn ra sau thời gian đóng thầu một chút (15 – 30 phút) nên nhiều nhà thầu hay đến nộp trước thời điểm đóng thầu khoảng 30 phút, sau đó thì dự buổi mở thầu, ký biên bản, nhận bản sao về cơ quan cho tiện.

Đấu thầu là hoạt động liên quan đến quyền lợi lớn, vì vậy, nhà nước có qui định thông qua luật, thông tư và các mẫu văn bản bắt buộc phải triển khai với mọi công trình có liên quan đến vốn nhà nước, tài sản của công. Trong luật đấu thầu  43/2013/QH13 chỉ rõ:

“Tổ chức, cá nhân có hoạt động đấu thầu không thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật này được chọn áp dụng quy định của Luật này. Trường hợp chọn áp dụng thì tổ chức, cá nhân phải tuân thủ các quy định có liên quan của Luật này, bảo đảm công bằng, minh bạch và hiệu quả kinh tế”

Mọi cá nhân khi tham gia phải chịu trách nhiệm tuân thủ luật, vi phạm sẽ bị xử phạt.

– Làm cách nào để không nhầm lẫn trong lúc chuẩn bị giấy tờ, tài liệu đóng quyển hồ sơ?

Bạn nên tạo 1 file excel theo dõi tiến trình thực hiện theo các cột: STT , tên tài liệu/giấy tờ , Yêu cầu, Người/bên thực hiện , Trạng thái hoàn thành (xong/chưa xong) , note (ghi chú  khác).

Trong quá trình thực hiện, bạn sẽ cần tổng hợp tài liệu là chính và sẽ phải liên hệ các bên liên quan để chuẩn bị các giấy tờ chưa có trong kho lưu trữ. Dựa vào theo dõi tiến trình để gửi thông tin đến các bên liên quan cũng như xác định việc cần làm.

Công việc chuẩn bị  này không khó, nhưng yêu cầu cẩn thận, tỉ mỉ để không phạm lỗi. Bạn hãy làm một cách rất chậm rãi trong lần đầu, từ những lần sau, chúng ta sẽ quen.

Đó là tất cả những gì cơ bản về công việc chuẩn bị hồ sơ thầu (làm thầu) mà tôi chia sẻ trong bài viết này. Chúc các bạn có một nguồn tham khảo hữu ích và thực hiện công này một cách trơn tru, hiệu quả, sẵn sàng bắt tay vào ký kết, thực hiện hợp đồng.

Hà Nội, T8/2016

Shared by Giangliao

ĐỂ LẠI BÌNH LUẬN CỦA BẠN

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *