Cách hiểu cơ bản về khái niệm Dự án

Bạn hiểu khái niệm dự án như thế nào? Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung ra khái niệm này một cách chung nhất, nguyên tắc nhất theo cách dễ nhớ nhất có thể.

Nội dung của nó bao gồm Khái niệm – Đặc điểm – Phân Loại – Hình thức – và một chút hình dung về Xây dựng dự án. Hy vọng sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích với bạn.

****

Dự án là gì? 

Bạn hãy nhớ là mọi cách định nghĩa dưới đây đều là đúng, sự khác biệt nằm ở cách diễn đạt cũng như góc độ tiếp cận khái niệm. Càng đi sâu vào từng khía cạnh cụ thể, khái niệm sẽ càng chi tiết hơn. Bài viết này chỉ tập trung đi sâu vào khái niệm dự án – theo nghĩa nguyên bản nhất của nó.

Mục đích cuối cùng của chúng ta là Hiểu vấn đề,  hãy tự chọn cho mình cách hiểu phù hợp nhất nhé!

– Clark A. Campbell:

Dự án là các hoạt động với các thông số được xác định chính xác với khung thời gian và các mục đích cho riêng dự án đó.

– Paula martin & Karen Tate:

Dự án là bất kỳ nỗ lực tạm thời và có tổ chức nào nhằm tạo ra một sản phẩm, dịch vụ, quy trình hay kế hoạch đơn nhất.

– Trang web của tổ chức Vietnam Foundation – đơn vị tài trợ dự án Tài nguyên giáo dục mở:

Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể nhằm đạt được một kết quả dự kiến trong một thời gian dự kiến với một kinh phí dự kiến.

>> Về phần mình, tôi cho rằng:

Dự án là một nhóm hoạt động có tính tổ chức hướng đến mục tiêu nào đó.

>> Về danh từ, có thể hiểu Dự án như “Phương án dự định”; về động từ, có thể hiểu như “Dự định phương án”

>> Trong phạm vi một tổ chức, dự án là “phương án được hoạch định để đạt một mục tiêu” và dự án giống như là 1 việc mà Tổ chức đó muốn thực hiện.

>> Để hoàn thành mục tiêu, dự án phải có “tính kịch bản”, tức là nó đạt được mục tiêu bằng cách hoàn thành các giả định.

Dự án là hoạt động có tổ chức, tính toán (trước)

***

ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN LÀ GÌ?

Vì sao bạn phải tìm hiểu về Đặc điểm của dự án trong khi đã có khái niệm? Bởi vì khái niệm ở trên quá ngắn ngủi, nó chỉ cô đọng những nội dung lớn vào trong ngôn từ rút gọn. Vậy thì:

Một dự án – Với tư cách là một phương án đã được hoạch định, có đặc điểm sau:

1. Có:

• khởi đầu,
• kết thúc,
• lịch trình,
• và phương pháp tiếp cận(thực hiện).

2. Sử dụng tài nguyên phân bổ riêng. Bao gồm:

• Tiền bạc
• Nhân công, nhân lực
• Vật lực đặc thù cần có để làm việc
• Và không thể thiếu NHÂN LỰC QUẢN TRỊ dự án rồi!

3. Kết quả cuối cùng là các mục tiêu cụ thể:

• Tiền bạc (nhiều hơn mới quý nha)
• Lợi ích tạo ra ( cho cộng đồng / cho bản thân)
• Đóng góp vào 1 dự án to hơn
• hay đơn thuần là … tạo ra “kẹo văn hóa”

4. Tuân theo kế hoạch, triển khai có tính toán, cần quản lý. Để:

• Tiết kiệm thời gian,
• Chi trả đúng phí,
• Hiệu suất được/mất,
• Và không thể không có chất lượng đầu ra.

5. Thường liên quan đến một nhóm người.

Điều này thì nói bên trên rồi. Trong hình minh họa bên trên, bạn có thể thấy cái “nhóm người” ấy rất đẹp, trang trọng, lịch sự. Nhưng thực tế thì tùy quy mô dự án mà nó sẽ là một tập hợp của những cá nhân/nhóm/team khác nhau, thực hiện các công việc khác nhau theo 1 định hướng chung của dự án, và tất nhiên là … Chả ông nào giống ông nào lắm ^^ Tuy nhiên, nếu bạn có 1 dự án mà 1 mình mình có thể làm, bạn cũng có thể gọi nó với tên gọi Dự án cá nhân hay nhỏ hơn một chút, bạn có thể bảo “tôi đang có một dự định… “

Bốn đặc điểm đầu tiên đại diện cho tính Có tổ chức của dự án, đặc điểm thứ 5 thì liên quan đến Con người.

***

Đặc Trưng của dự án:

Làm thế nào để bạn nhận dạng một nhóm hành động/ một ý tưởng để gọi nó là dự án?

1. Dự án phải có “sản phẩm”

Đó là gì? Từ sản phẩm nghe có đôi chút cứng nhắc, nhưng bạn hãy hiểu đó là:

Kết quả đem lại bởi các hoạt động (thuộc phạm vi) dự án.

Thứ bạn tạo ra chính là sản phẩm của bạn, dự án không cho ra kết quả là một thứ mơ hồ, sản phẩm của nó có thể xác định được và đo lường được.

• Bạn có thể xác định nó một cách dễ èo thôi. Chẳng hạn:
• Dự án đầu tư xây dựng thì kết quả của nó có thể là 1 tòa nhà, 1 cái tum, 1 cơ số khủng khiếp căn hộ liền kề, 1 cái sân chơi với mấy cái bập bênh cho trẻ,…
• Dự án giáo dục thì có thể là 1 bản sách giáo khoa mới, một trang web học tập mới, một công cụ học tập nào đó hay thậm chí là 1 lớp giáo viên ra lò..
• Dự án cộng đồng có thể đem đến kết quả là dân trí nâng cao (bạn có thể lượng hóa bằng cách phỏng vấn, đo lường, …), cũng có thể là hình ảnh sạch đẹp của đường phố.
• v.v

Nếu một dự án mà không tạo ra nổi 1 cái gì đó, thì nó chả bao giờ trả lời được câu hỏi của người xem xét :”Anh muốn làm cái gì?”

Ở một khía cạnh ngược lại, nếu dự án của bạn đã được duyệt rồi, nhưng nó không tạo ra được cái mình mong muốn, bạn có thể gọi đó là một dự án thất bại được rồi.

Hãy nhớ: Cái đầu tiên mà dự án cần tạo ra là một/ một vài kết quả, nhờ có chúng, dự án mới đạt được mục tiêu/mục đích. Nhờ có nó, người ta … còn biết khi nào cần dừng lại :v

2. Dự án phải có mục tiêu/mục đích !

Tạo ra một thứ, cho ra một kết quả rồi đấy, nhưng để làm gì?

Đây sẽ là câu hỏi cần giải trình trong phần “cấp vốn”. Nếu đó là bản thân chúng ta, khi nghĩ xem “tại sao ta lại làm việc này” chính là lúc bạn đang đi tìm mục đích của dự án rồi đấy.

Hai đặc trưng này đều thể hiện tính định hướng trong các hoạt động của dự án. Tuy nhiên, nếu mục tiêu trở thành hiện thực nhờ các kết quả từ dự án một cách trực tiếp, thì Mục đích lại cho ta những lý giải về lợi ích.

Tôi vẫn luôn nghĩ đến một cách lý giải hai thuật ngữ này nhưng cũng khó đấy. Có lẽ chờ một post sau nhé.

Ví dụ về dự án “đi chợ mua rau nấu cơm” :

Tên dự án: Nội trợ 1 bữa (cái này tự chọn cho hoành tráng)

Các hoạt động: Đi chợ, mua rau, nấu cơm

Kết quả: Bữa cơm.

Mục tiêu: Bữa cơm ngon, đủ chất cho gia đình mình. (thể hiện chất lượng của hoạt động, tạo ra sự khác biệt với những ông nấu cơm khác)

Mục đích: Xóa đói 🙂

***

Cách phân loại, gọi tên

Bạn đã nghe đến nhiều khái niệm dự án khác nhau rồi : dự án đầu tư, dự án đầu tư xây dựng, dự án web, dự án nghiệp vụ, dự án BOT, … Bạn có bao giờ bị lẫn hay không?

Dự án cũng như mọi khái niệm, được phân loại dựa trên từng khía cạnh đặc điểm của nó. Ví dụ:

– Xét về tiền (tài chính): Bạn sẽ thấy có dự án cần có vốn để tài trợ cho các hoạt động, có cái lại không – đó là dự án đầu tư và dự án không cần cấp vốn (dự án tự cấp). Đa số các dự án qui mô lớn đều là các dự án đầu tư, còn giống như bài nghiên cứu này của tôi, có thể gọi đó là một dự án tự cấp được đó :).

– Xét về đặc điểm người tài trợ: bạn sẽ thấy có dự án do nhà nước đầu tư, cũng có dự án do tư nhân, do 1 người, do 1 tổ chức phi chính phủ nào đó, có cái lại có nhiều thành phần xáo xào .. thực hiện. Và chúng sinh ra những khái niệm liên quan khác tùy vào tên gọi và cách vận hành. (BOT là 1 dạng như vậy)

– Xét về cách định nghĩa: Có dự án theo cách hiểu của nhà quản lý dự án đầu tư, theo nhà kinh doanh, theo nhà nghiên cứu,… Khái niệm đưa ra trong bài này là cách hiểu chung nhất, dành cho học tập và hiểu biết đầu vào.

…v.v

Một cách đơn giản, những từ đính kém 2 chữ “dự án” đều có ý nghĩa bổ trợ cho đặc điểm của dự án đó. Bạn đã hiểu dự án là gì rồi, bạn chỉ cần tìm hiểu thêm phần còn lại thôi. Việc này thì nhờ anh Gồ nhé!

***

Hình thức/ thể thức

Dự án thường đến tay bạn dưới dạng văn bản, trình bày nói, slide hay nôm na như kiểu .. “chém gió”. Đó là những cách mà mọi người mô tả về dự án của mình với người khác. Tùy vào việc người tiếp nhận là ai, bạn sẽ thấy một số hình thức sơ sơ như thế này:

– Bản trình bày dự án: Bản tổng hợp trình bày toàn bộ các nội dung của dự án. Các nội dung cụ thể thế nào bạn có thể xem các gạch đầu dòng tiếp theo – nó hay xuất hiện khi bạn xin ý kiến duyệt dự án, xin chủ trương, tài trợ, … Đôi khi đọc nó, bạn có thể sẽ thấy có nhiều điều .. chả liên quan đến bổn phận và nhiệm vụ của mình @@.

– Giới thiệu chung: Bao gồm các diễn giải về vấn đề, về nhu cầu, về ý tưởng,… làm nảy sinh ra mọi nội dung dự án phía sau. Phần này thì chủ yếu có giá trị như mà khúc dạo đầu, nhưng đối với những người Xây dựng dự án, nó là căn cứ đầu tiên để họ bám vào mà  tiếp tục .. “vẽ vời”.

– Mô tả dự án: Tên gọi, mô tả ngắn, mô tả cơ sở đề xuất dự án. Nội dung này trả lời cho bạn câu hỏi “Anh định làm cái gì? ” “Có thể làm được hay không?” ” Tại sao lại phải/cần/nên làm?” .

– Các hoạt động: Liệt kê một cách có phân loại các hoạt động sẽ diễn ra. Nó có thể nằm ngoài bản mô tả hay nằm trong bản mô tả tùy thuộc yêu cầu cụ thể hóa của việc trình bày vì thực chất, phần này chính là phần mô tả nội dung dự án.

Dự án là nhóm hoạt động có tổ chức

– Kế hoạch triển khai: Tuần tự hay thứ tự các nhiệm vụ chính theo lịch trình thời gian. Nếu bạn là thành viên tham gia dự án, bản kế hoạch này không thể rõ hơn bằng bản kế hoạch tổng hợp.

– Kế hoạch triển khai – chi tiết: Tên công việc, thời gian bắt đầu/kết thúc, Cá nhân/nhóm phụ trách, chi phí,.. Đây mới chính là thứ các thành viên thực hiện dự án cần biết. Và với họ, dự án nhiều khi đơn thuần là một bản Kế hoạch 🙂

Bản này có vai trò nhiều nhất khi triển khai dự án

Trên Microsoft  Project (phần mềm) thì nó thế này

– Mô tả chuyên môn/kỹ thuật: Bản trình bày về các nội dung kỹ thuật, các chi tiết cụ thể có liên quan đến Các hoạt động, Đầu ra dự án, Đầu vào, … Nó có tính chuyên môn kỹ thuật và là tài liệu cho nhân lực trực tiếp sử dụng hay làm căn cứ số liệu cho các tính toán. Ngoài ra, đây là bản giải trình cho các quan điểm kỹ thuật có liên quan.

– Phân tích hiệu quả: Cái này thì ai cũng rõ ạ? Đó là những nội dung về tài chính –  kinh tế – xã hội – môi trường. Tác dụng của nó là dành cho người ra quyết định có căn cứ “OK”.

– Các phụ lục: Bảng, biểu, tài liệu cơ sở, số liệu nghiên cứu, thống kê,…

Còn trên thực địa, thực tế, dự án là cái bạn thấy đang được  thực hiện, là các công nhân, kỹ sư, các thành viên nhóm dự án, là task đổ như rải bom, là deadline, là ước mơ và cũng có khi là “gió “…

***

Sơ qua về Xây dựng dự án

Phải hiểu rằng dự án là một nhóm các hoạt động có mục đích thật đấy, nhưng chúng từ đâu mà ra?

Câu trả lời là: Dự án do các nhà hoạch định tạo ra, cũng có thể đó là một người khởi xướng với một ý tưởng, và về  nguyên tắc, từ cái họ muốn/cần/phải  tạo ra/ đạt được/hoàn thành , họ “vẽ” ra dự án.

Việc xây dựng dự án gồm 2 bộ phận chính: Xác định các hoạt động  và Xây dựng phương án. (chính là phần làm lên tính có tổ chức của các hoạt động)

1. Xác định các hoạt động:

Bạn muốn làm gì? Để làm việc đó bạn phải làm những hành động gì? Trong tay bạn đã có những gì rồi? Với những cái chưa có,bạn có khả năng huy động thêm những gì? Bạn phải làm gì để biến nó thành hiện thực, có thể làm được hay không?

Phần này thì công việc của bạn xuất phát từ việc dự trù một cách tổng quát mọi yếu tố tiền đề cho dự án: Nguồn lực có thể huy động, cách thức làm việc, cơ sở kỹ thuật, khoa học,…

Quay trở lại ví dụ đi  chợ, tôi đã ngẫm nghĩ ” e hèm, đói rồi, nhà hết thức ăn mà trong túi có 100k mà bữa cơm cần 50k, được đấy, đi chợ thôi. Ra đó mình sẽ ra hàng rau mua 10k rau, đến hàng thịt mua 20k thịt lợn, …

Bỗng nhiên có thêm người ăn, bạn dự tính sẽ tới 200k cho cái bữa này, trong túi còn 100k nhưng bạn sực nhớ ra là trong con heo .. tiết kiệm còn tiền. Và thế là dự án của bạn có thêm 1 cái hoạt động: “đập heo lấy tiền” 🙂

Bản chất của các hoạt động chính là “Việc cần làm”, bạn chỉ cần dựa vào Kết quả mình muốn tạo ra để xác định các hoạt động.

Bạn có thể bắt đầu bước này bằng việc xác định rõ Phạm vi dự án của mình, từ đó sẽ xác định được chính xác các hoạt động nằm trong dự án..

2. Xây dựng phương án:

Hẳn bạn đã có trong tay danh sách những việc cần làm. Điều đó thể hiện sự mức độ am tường với cái bạn muốn tạo ra. Bây giờ, bạn chỉ việc sắp xếp chúng lại cho khoa học, tối ưu mà thôi.

Cách làm thế nào?

– Xây dựng những phương án khác nhau.

– Lựa chọn trong số đó và tối ưu, hoàn thiện phương án cuối cùng.

– Khi có nhiều phương án tương đương, bạn hoàn toàn có thể đưa chúng ra để chọn lựa.

Tựu chung lại, bạn phải nghĩ ra cách: Làm nhanh nhất, tiết kiệm nhất, Khả thi nhất, Chất lượng tốt nhất … có thể. (còn nếu bạn muốn tốn kém thì làm ngược lại như thế nhé )

>> Ghi chép chúng lại thành Kế hoạch, phương án – bạn sẽ hoàn thiện dự án của mình.

À, phải rồi! Bạn là một người lập dự án chứ chưa phải người quản lý hay triển khai, vậy nên ở vai trò của mình lúc này, hãy dừng ở mức “Đề ra” chứ đừng manh nha “tiến tới” nhé! Khi nào dự án được duyệt, bạn sẽ dựa vào bản phương án của nó mà đề ra từng công việc cụ thể (task đó) .

****

Thay cho lời kết, xin lưu ý bạn ở một điểm: Trong cách hiểu mà tôi đưa ra, bạn sẽ thấy khái niệm:”Nhóm hoạt động”. Vậy bạn có nghĩ rằng 1 hoạt động riêng lẻ có thể gọi là 1 dự án được không?

Trong đa số các dự án và tầm cỡ triển khai, chúng ta vẫn hay cho rằng dự án cần có nhiều hoạt động thành phần. Tuy nhiên, theo quan điểm cá nhân, tôi luôn cho rằng hoàn toàn có thể coi 1 hoạt động là 1 dự án ở cấp độ “Tế bào”.

Chẳng hạn, tôi có ý muốn viết post “Dự án – khái niệm cơ bản” này, và tôi coi nó là 1 dự án.

Về mặt kết quả của dự án, đó chính là Post bạn đang xem.

Về mặt các hoạt động, đó chính là việc post bài lên web.

Mục tiêu của tôi: Tạo ra một bài viết tốt

Mục đích: Phục vụ cộng đồng, tăng thứ hạng nội dung, thỏa mãn đam mê…

Nếu “đào sâu bới kỹ”, chẳng phải 1 hoạt động post bài lên web cũng bao gồm hàng loạt hoạt động như : soạn bài, chỉnh lý, sưu tầm tài liệu, gõ chứ,… hay sao? hãy thử nghiên cứu chủ đề này cùng Giangliao nhé, bạn sẽ yêu dự án đấy.

Dự án rất tuyệt vời, nó là khoa học của sự cộng tác

Chúc bạn thành công – Giangliao Says

Chuyên đề này được thực hiện từ kinh nghiệm thực tế cùng với các tài liệu tham khảo:

– Clark A. Campbell – Quản lý dự án trên một trang giấy (bạn có thể sử dụng link này để tải về file mẫu)

– Paula martin & Karen Tate – Project management Memory Jogger – Salem,NH: Goal/QPC, 1997:

– Link nên xem: English – Vietnamese google translate

khái niệm dự án của old.voer.edu.vn

– Và ông giáo Internet – google search