Home Bài viết Kinh tế, kinh doanh Vài điều về Quản lý dự án
Vài điều về Quản lý dự án

Vài điều về Quản lý dự án

0

Trong bài Dự án – khái niệm và cách hiểu , chúng ta đã nói đến Dự án. Bài viết này là về Quản lý dự án – lĩnh vực tôi mới được trải qua một thời gian ngắn. Tuy có thể nói là có nghiên cứu kha khá về chủ đề này từ trước, nhưng cũng không thể nhận là chuyên gia được. Bài viết này chỉ dừng ở mức độ cơ bản, mong các bạn đừng “chém” nhé.

***

Khái niệm

Quản lý: Là nghiệp vụ nắm bắt, giám sát, điều chỉnh, chỉ huy, chỉ đạo,… – một đối tượng – hướng theo một/ một vài yêu cầu nào đó. Một cách nào đó, có thể gọi đây là hoạt động đảm bảo định hướng cho đối tượng.

“Một/ một vài yêu cầu” nào đó chính là Mục tiêu Quản lý.

Dự án: Điều muốn làm. Cái muốn làm. Thứ muốn làm. / Các hoạt động dự định làm / Các hoạt động đã được cho phép làm / Các hoạt động đang trình.

Dự án là phương án dự định. Nói cách khác, nó là một nhóm các hoạt động có định hướng.

Vậy, Dự án nào cần quản lý? Bất cứ dự án nào cần – thấy cần thì Quản lý :))

Thực ra, dự án là điều dự (hoạch) định, khi nó được triển khai, ta có thể quản lý nó hoặc không, sau đây là một số nguy cơ khi không có quản lý:

– Vô tổ chức: Các hoạt động của dự án không được sắp xếp, phân bổ sẽ rất hỗn loạn, có khi  người này làm việc của người khác, hôm nay làm cái này, mai làm cái kia.

– Thiếu hiệu quả: Tính vô tổ chức kéo theo hệ quả là các mục đích đặt ra không đạt. Có thể dự án vẽ vời ra rất hay, nhưng mà triển khai lại … chả ra gì. Nhiệm vụ của Dự án là tạo ra 1 kết quả dự tính, không có quản lý, có khi nó lại tạo ra 1 kết quả khác.

– Bị đánh giá là Thiếu chuyên nghiệp: Bạn nói sao thì tùy, chứ với tôi, tính chuyên nghiệp thể hiện ở cách anh làm. Sắp xếp khoa học, điều chuyển hợp lý, sử dụng tài nguyên, … là cách ngắn nhất.

–> Có lẽ đó là lý do các dự án cá nhân, dự án nhỏ lẻ thì thường chả cần phải quản lý :))

Nói như vậy, để nói rằng Quản lý dự án là cần thiết, nhất là với các nhà Triển khai. (và khái niệm Dự án chúng ta nói đến ở đây là các dự án đã được phê duyệt, triển khai – kể cả các dự án cá nhân nhé 🙂  )

***

Đối tượng quản lý

Đối tượng của Quản lý dự án tất nhiên là Dự án rồi. Nhưng dự án này không còn chỉ là phương án đang chờ duyệt nữa nhé, nó đã được đồng ý tiến hành, đã được / hoặc chuẩn bị triển khai rồi, thế nên mới cần quản lý chứ.

Và có một lưu ý nhỏ, Triển khai dự án là một quá trình, bạn cũng cần thực hiện việc quản lý suốt thời gian đó.

Vậy thì bạn sẽ phải quản lý những gì? Hãy đi từ khái niệm dự án đã nhắc đến: Nhóm hoạt động có định hướng. Suy ra, chúng ta sẽ phải quản lý các nội dung liên quan đến Các hoạt động thuộc dự án.

Về mặt nội dung (dự án), bao gồm:

– Danh mục các hoạt động và mối liên hệ giữa chúng: Cái này đúng rồi nhé, nếu không có sự gắn kết qua lại với nhau, thì làm sao các hoạt động tạo lên được một kết quả mong muốn? Và bạn sẽ phải giám sát, điều chỉnh nếu thấy cần để đảm bảo tính tối ưu của chúng.

– Các nguồn lực cần phải bỏ ra nếu có: Nếu tôi bỏ tiền, tôi phải đảm bảo rằng tiền đó được sử dụng đúng, đủ, không lãng phí rồi. Nếu tôi cần phải cử công nhân của mình sang làm việc gì đó cho dự án, tôi cũng phải đảm bảo điều đó diễn ra là đúng. Nếu tôi cần cái tay của tôi đánh trái Golf, tôi cũng phải theo dõi sát sao cái tay, quả bóng đấy nhé.

Để phục vụ quản lý, chúng ta có thể tạo ra các loại mẫu biểu để mọi người sử dụng, mục đích là để ghi nhận hoạt động, để chứng thực…

– Những điều kiện để dự án (các hoạt động dự án) đạt mục tiêu, mục đích; những điều kiện cần để dự án diễn ra: Bạn không thể tiếp tục triển khai dự án khi một trong những yếu tố cần thiết không sẵn sàng (giờ làm việc, hỏng hóc, rủi ro, ý chí, … ). bạn sẽ phải quản lý điều đó để gắn kết nó với Dự án của mình. (Tối ưu hóa hoạt động)

– Với những dự án đòi hỏi quán trình vận hành sau khi đã tạo ra 1 cái gì đó ( làm 1 con đường rồi tổ chức thu phí chẳng hạn) , bạn sẽ còn cần quản lý các nội dung liên quan đến quá trình khai thác, bảo trì, vận hành sản phẩm đó nữa. Điều này hoàn toàn tùy thuộc vào phạm vi của dự án.

Nếu ai đó giao cho bạn quản lý dự án “Xây cái nhà 3 tầng” thì bạn chỉ quản lý đến lúc xây xong, bàn giao thôi, nếu người ta yêu cầu bạn “Xây cái nhà thương mại 3 tầng” thì bạn sẽ còn phải quản lý đến cả việc bán nhà rồi.

Những gì được nhắc đến trong dự án, bạn sẽ quản lý nó. Những gì bạn quan tâm đến, bạn cũng cần phải quản lý.

Câu hỏi đặt ra là những thứ nói ở bên trên rất chung chung, cụ thể chúng là gì? Chúng là Chi phí, Doanh thu, Phân công nhiệm vụ cho nhân sự dự án, Nhân công triển khai, Máy móc – thiết bị, Thời gian hạn định (tiến độ), Hồ sơ theo dõi, …

Về đặc tính của dự án, bạn hãy nhớ 3 yếu tố cơ bản, trọng tâm:

Chi phí – Thời gian – Hiệu quả

***

Nguyên tắc của Quản lý dự án

Như trên đã nói, mỗi dự án thể hiện tính định hướng ở chỗ “có Mục tiêu quản lý”. Vậy thì nguyên tắc đầu tiên của QLDA là:

–  Nắm vững Mục tiêu quản lý. Mỗi dự án có các đặc thù riêng, chúng ta không thể nói chi tiết ở bài này.

Tuy nhiên, có thể đưa ra một ví dụ về Mục tiêu quản lý của các dự án Xây dựng:

   + Khối lượng công việc: Đó là nắm bắt khối lượng đã thực hiện, định thực hiện trong kỳ quản lý (thường là kỳ Giao ban); Đảm bảo thực hiện đúng khối lượng qui định trong bản dự án hay đã đăng ký.

   + Chất lượng công việc: nắm bắt chất lượng thi công, triển khai ; đánh giá chất lượng công việc đã hoàn thành, đang thực hiện ; đảm bảo chất lượng công việc bằng cách chỉ đạo, điều chỉnh …

   + Tiến độ: Bất cứ một kế hoạch triển khai nào cũng gắn với lịch biểu. Vì vậy, đừng bao giờ để dự án mình quản lý trở lên chậm trễ vì cái gì đó vẩn vớ :)) – có thể là vấn đề thanh toán, hồ sơ, đỗ trễ  của chỉ huy, …

   + Các nội dung khác: An toàn, an ninh, vệ sinh, ô nhiễm, …

Nguyên tắc thứ 2:  Đừng bao giờ quên Mục tiêu quản lý khác với Kết quả dự án. Một cái là nhiệm vụ của nhà Quản lý, một cái lại là sử mệnh hoàn thành của Các hoạt động dự án.

    + Tuân thủ Hợp đồng. Mọi giao kèo chính là Qui định. Khác với Mục tiêu – cái cần đạt được, Hợp đồng là cái buộc phải chấp nhận. Đôi khi ta có thể phải ký kết các hợp đồng cho dự án đi ngược lại Mục tiêu Quản lý, nhưng luôn phải tạo ra Kết quả mong muốn.

    + Mục tiêu quản lý thì tùy vào tính chất từng dự án, còn mục đích  tối thượng của mọi nhà Quản lý đó là Đạt Kết Quả đúng với “bản vẽ dự án” .

Các mục tiêu đi đến kết quả, mục tiêu quản lý là 1 phần của hệ thống mục tiêu dự án

Nguyên tắc thứ 3: Làm quản lý có thể là kỹ năng, là nghệ thuật nhưng không phải là làm kỹ thuật. Đừng bao giờ thể hiện mình tài giỏi trong các công việc không thuộc chuyên môn kỹ thuật của mình; hãy cho mọi người biết rằng “tôi nắm bắt” .

“Đừng có gian dối, tôi đang dõi theo anh đó”

Nguyên tắc thứ 4: Cái gì quá lớn thì không nên quản lý bằng 1 con người 🙂 – cái này dễ hiểu rồi. Bạn có thể có máy móc, trí tuệ thông minh. Nhưng mà trí nhớ thì có hạn, cho nên hãy để các cộng tác giúp mình thực hiện các công việc quản lý khi gặp phải một dự án lớn nhé. Bạn có thấy các dự án lớn thường phải lập ra một ban quản lý to uỳnh không 🙂

***

Ví dụ

Âm mưu của tôi là đi chợ liên hoan cho đội ca Là lá là hoa lá cành.

Tôi quyết định: LÀM !

Vì tôi là chỉ huy, nên tôi giao nhiệm vụ:

– Bưởi -> đi mua bưởi

– Bòng -> Đi mua bòng

– Cam -> đi bán quít (lấy chi phí bù vào :)) )

– Quít ->  trốn về nhà sau khi bị bán @@

Các yêu cầu tôi đặt ra:

– Bưởi: mua bưởi ngon, chua thì tự bỏ tiền túi ra mà mua bù.

– Bòng: Y như Bưởi.

Quan trọng: 2 đứa này chỉ được mua với giá <20k/ kg

Cam: bán giá = 400k. (tất nhiên tôi hiểu là bán giá >400 thì nó cũng khai là 400 thôi )

Quít: về đến nhà, không mất vỏ @@

là một nhà quản lý, mục tiêu của tôi là  (suy ra từ cái đám yêu cầu):

– Giám sát chi phí mua bưởi và bòng.

– Giám định chất lượng bưởi và bòng.

– Thu tiền bán Quít

– Đảm bảo 4 cái đứa này đi không lâu trước giờ liên hoan.

– Đảm bảo an toàn cho em Quít :)))

Từ đó, các Biện Pháp quản lý của tôi là:

– Vẽ ra bảng phân công, thời gian biểu cho từng người.

– “mua đồ cùi thì các chú bỏ tiền túi ra mà chi”

– “hóa đơn cho đẹp vào @@”

– “bán quít cao hơn 400k thì cho chú hưởng 50% phần dôi”

– Sai mấy chú Lá cành âm thầm bảo vệ Quít :))

– Sợ chúng nó đi lạc, tôi gắn GPRS lên .. mỗi đứa @@

–> Bạn có thấy các Biện pháp quản lý này chính là “nghiệp vụ nắm bắt, giám sát, điều chỉnh” đã nói ở trên không?

***

Giangliao xin dừng tại đây. Tôi chỉ lại lôi cái ví dụ đi chợ ở bên trên để trình bày một cách hiểu rất sơ cua, dễ dàng về Quản lý dự án.

Còn để trở thành nhà quản lý trong thực tế lại là một câu chuyện khác của kỹ năng, nghiệp vụ, biện pháp ,… Chúc các bạn thành công, vui vẻ.

 

ĐỂ LẠI BÌNH LUẬN CỦA BẠN

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *