Góc kỹ năng | Nguyên lý xây dựng một quy trình
Quy trình thường được lập ra có tính chất tạo khung, cơ sở cho mọi hoạt động để các bên tham gia tuân thủ, thực hiện đúng quy định. Quy trình thường được sử dụng cho các công việc đòi hỏi độ phức tạp và phối hợp cao – đây là một sản phẩm của nhà Hoạch định. Nếu như bạn đang quan tâm đến chủ đề này, xin mời theo dõi bài viết này nhé:
LÀM THẾ NÀO ĐỂ XÂY DỰNG MỘT QUY TRÌNH?
Dưới đây là hướng dẫn để xây dựng một bộ văn bản giới thiệu Quy trình áp dụng cho mọi tình huống. Đầu tiên, hãy đi từ khái niệm, ý nghĩa, mục đích của Quy trình, và sau đó sẽ là cách tạo ra nó.
Khái niệm:
– Quy trình là Quy định về trình tự thực hiện một việc nào đó.
– Đối với một tổ chức, ngoài việc quy định trình tự, nó còn chỉ rõ Trách nhiệm thực hiện thuộc về ai.
Ví dụ:
– Đối với một người, nó áp dụng cho các bộ phận cơ thể. Chẳng hạn: Đánh răng có quy trình là Tay,mắt – Xịt kem > Tay phải – cầm bàn chải, tay trái – cầm cốc, Tay phải cọ phải, trên dưới, …
Quy trình cấp công ty sẽ là để phối hợp các bộ phận trong công ty (cấp phòng), Cấp Bộ phận: Phối hợp các nhóm, Cấp chuyên môn: Phối hợp các cá nhân,…
Ý nghĩa, tác dụng:
– Quy trình được Văn bản hóa – gắn với quyết định áp đặt – đây là Tính pháp lý.
– Quy trình cho thấy mức độ sâu sát trong phối hợp các bộ phận – Tính chuyên nghiệp
– Quy trình cho thấy mức độ am hiểu tổ chức – Tính thiết thực, cập nhật
Mục đích:
– Chuẩn hóa nghiệp vụ, tránh chống chéo, đùn đẩy, tạo nên tính rõ ràng
– Gắn kết các bộ phận, tạo hiệu ứng đồng bộ
– Hướng đến các hoạt động nâng cấp, tự động hóa, mô phỏng hóa để tăng năng suất.
Yêu cầu: Đơn giản, dễ hiểu, rõ ràng, đủ nội dung
Cách thực hiện:
Giải thích về phương pháp và thể thức trình bày:
– Đảm bảo mục đích và yêu cầu bên trên
– Ghi nhận được ý tưởng của lãnh đạo, có tham vấn các bên liên quan >> Đảm bảo tính thực tiễn
– Trình bày theo 2 góc độ: Quy trình (phần V) thể hiện Trách nhiệm trong từng khâu; Trình tự (phần VI) thể hiện Việc phải làm và cơ sở thứ tự thực hiện. >> Đảm bảo tính chặt chẽ, thống nhất, cụ thể và khó xuyên tạc
– Hệ thống mẫu chứng từ >> Đảm bảo chuẩn hóa, ghi nhận hoạt động
– Ghi chú cập nhật (Thường thì có cả QT cập nhật hệ thống Quy trình) >> Thể hiện tính cập nhật, thực tế. >> Quy trình xây dựng dựa trên cơ sở hoạt động ở thời điểm xây dựng, những cái mới xuất hiện hoặc cái bất cập cần được xử lý nếu không sẽ phản mục đích.
– Thể thức trình bày theo chuẩn ISO, là chuẩn chung của thế giới. (Tham khảo ISO 9001…)
*****
Mời các bạn tải một số tài liệu tham khảo ở đây – quy trình vận hành hoạt động xuất đơn cơ bản. Không có một khuôn mẫu nào cả, hãy tự mình tìm cách diễn giải phù hợp cho nhu cầu nhé!
Have fun!!
Vui lòng ghi rõ nguồn từ giangdt nhé các bạn 🙂
